Кадровый учет

Любое, даже самое маленькое, предприятие в нашей стране обязано вести кадровый учет на предприятии. В первую очередь это облегчает и регулирует отношения между Работодателем и Работниками. К сожалению, многие предприятия малого и среднего бизнеса не могут себе позволить содержать в штате грамотного кадрового работника.
А ведь кадровый учет включает в себя такие сложные и важные моменты как:
- вопросы приема и увольнения персонала
- перевод сотрудников организации, как с одной должности на другую так и из одной организации в другую.
- установка рабочего графика
- разработка различных положений, в том числе положения об оплате труда.
- разработка должностных инструкций, согласно каждой вакантной должности в организации исходя из потребностей конкретного юридического лица.
- составление грамотного трудового договора, в том числе и срочного и соблюдения норм подписания и расторжения данного вида документов.
- ведение штатного расписания и оформление любых штатных перемещений и дополнений согласно законодательства.
- составление локальных актов, регулирующих трудовые отношения и отношения персонала в коллективе учитывая потребности работодателя, такие как например «Правила этикета организации»

Сотрудник, на которого возложена такая ответственность, должен иметь огромный багаж знаний и опыта в данной сфере. Ну и конечно быть всегда быть в курсе новостей и законопроектов в своей области.
При ведении кадрового учета на предприятиях любых форм собственности сотрудник обязан руководствоваться правилами и нормами Трудового Кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ). Вне зависимости от количества сотрудников работающих в организации есть перечень обязательных документов, которые необходимо иметь в наличии. Такими документами являются:
- правила внутреннего трудового распорядка (с обязательной росписью об ознакомлении всех сотрудников организации)
- трудовые договора, как срочные так и бессрочные, в том числе и коллективные.
- приказы по личному составу, об отпусках, о командировках сотрудников организации
- должностные инструкции
- положение об оплате труда
- положение о премировании
- график отпусков

К сожалению ни в одном, регулирующем учет, документе мы не найдем полного перечня кадрового документооборота, утвержденного к применению в той или иной отрасли. Каждый грамотный кадровый работник должен знать перечень необходимых документов, которые должны быть у организации, в том числе и локальные нормативные акты (далее ЛНА), чтобы выдержать любую проверку государственных органов и с достоинством отстоять права организации-работодателя.

ЛНА – это документы, изданные в рамках деятельности организации и содержащие нормы, регулирующие трудовые отношения. Данные документы входят в структуру кадрового документооборота в организации.

Если на предприятии применяются локальные нормативные акты ухудшающие положение работников и противоречащие законодательству о труде то такие акты считаются недействительными. Кадровый работник обязан следить за тем, чтобы локальные нормативные акты не нарушали права сторон.

ЛНА могут быть срочными или бессрочными. Могут отменять действия предыдущих ЛНА, а так же в некоторых случаях могут иметь обратную юридическую силу.

Таким образом, создавая тот или иной документ по кадровому учету, который будет являться ЛНА, необходимо неукоснительно соблюдать нормы законодательства, а также учитывать интересы организации-работодателя.

Мы представляем вам примерный перечень кадровых документов:

1. Штатное расписание – самый важный и необходимый документ в кадровом учете. В штатном расписании описана вся структура организации, должности и оклады сотрудников организации, количество сотрудников. Может отражать как планируемое, так и существующее положение дел в штате организации. Применяется унифицированная форма Т-3. Напоминаем, что организация вправе сама разработать подобный регистр. Подробнее о правилах заполнения штатного расписания можно будет узнать в следующих статьях по кадровому учету.

2. Правила внутреннего трудового распорядка - с помощью этого документа в организации регламентируется трудовой режим, распорядок работы, а так же при отсутствии положения опремировании может быть регламентирован и порядок применения к работникам мер поощрений и взысканий, может устанавливать права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, а также прочие условия труда.
ПВТР разрабатываются и составляются организацией самостоятельно (исходя из специфики работы предприятия) кадровой или юридической службой. С данным документом все сотрудники организации должны быть ознакомлены «под роспись»

3. Должностные инструкции на каждого работника - регламентируют полномочия, ответственность и должностные обязанности работника на занимаемой должности. Разрабатываются руководителем для своих подчиненных.

4. Приказы по личному составу:

Отражают трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации. Приказы по личному составу можно классифицировать достаточно просто.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет:

  • о приеме на работу (заключение трудового договора);

  • о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия работника, т.е. изменение трудового договора);

  • об увольнении (прекращение трудового договора);

  • об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);

  • о направлении в командировку (длительную зарубежную);

  • о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).

Следует только заметить, НЕ ЯВЛЯЮТСЯ ПРИКАЗАМИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

- о назначении на должности первых лиц предприятия, то есть тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля)- это приказы по основной деятельности

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

  • о предоставлении отпуска;

  • о направлении в командировку (краткосрочную);

  • о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);

  • о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

6. Приказы по основной деятельности предприятия – формируются по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

Классифицируются как:

  • приказы по основной деятельности издаются в рамках выполнения главных стратегических, организационных задач и так называемых

  • приказы по административно-организационной деятельности - касаются оперативных административных и хозяйственных вопросов.

Приказы по основной деятельности и по административно-организационным или административно-хозяйственным вопросам подлежат раздельной регистрации, формированию в отдельные дела и раздельному хранению, т.к. приказы по основной деятельности хранятся постоянно, а по административно-хозяйственным вопросам – 5 лет. То есть в деловой практике необходимо учитывать еще одно основание для классификации приказов – их ценность, выражающуюся в сроке хранения.

7. Личная карточка на каждого работника – применяется при учете всего персонала организации. С помощью данного вида документа целесообразно формировать картотеку штата сотрудников. Может вестись учет как по отделам так и в алфавитном порядке.

Существует унифицированная форма личной карточки - Т-2, где есть все сведения о работнике и его деятельности. Индивидуальные предприниматели освобождаются от обязанности ведения личных карточек.

8. Трудовой договор на каждого работника - это соглашение, которое заключается при найме работников. Преимущество письменной формы контракта состоит в том, что все условия контракта фиксируются в едином акте, обязательном для сторон. Письменная форма повышает гарантии сторон в реализации достигнутых договоренностей по важнейшим условиям труда. В трудовом договоре прописываются права и обязанности сторон, заключивших его.

9. График отпусков – составляется за две недели до окончания каждого года и определяет очередность предоставления отпуска работникам на следующий год. График помогает избежать споров с работниками о времени предоставления отпусков , а так же это один из тех документов, которые прежде всего проверяют сотрудники Рострудинспекции. Если он в организации отсутствует, за несоблюдение трудового законодательства работодателя могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 руб. или приостановить деятельность компании на срок до 90 суток (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

10. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним - это регистр, в котором учитываются принятые от работников при поступлении на работу и выданные сотрудникам трудовые книжки и вкладыши. Вести эту Книгу обязаны и работодатели-организации, и работодатели–индивидуальные предприниматели.

Срок хранения заполненной книги составляет 75 лет.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна отвечать определенным требованиям:

  • книга желательно должны иметь плотную обложку, т. к. она находится в работе несколько лет, а потом долго хранится в архиве;

  • все страницы книги должны быть заранее, до начала ее заполнения,пронумерованы;

  • книга должна быть прошнурована и опломбирована (пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

  • книга должна иметь заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количества пронумерованных прошнурованных в ней страниц (в соответствии с п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек заверяется данная книга подписью руководителя организации, а не работника кадровой службы или другого уполномоченного лица).

11. Документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, а также их права и обязанности в этой области – в основном встречается положение о персональных данных работника, которое определяет основные требования к порядку получения, хранения использования и передачи персональных данных работника. Такими данными являются данные личного дела работника.

12. Соглашение о составе коммерческой тайны – все чаще в отдельных случаях по усмотрению руководителя предприятия с каждым из работников или с отдельными из них может быть заключено соглашение о неразглашении коммерческой (служебной) тайны. Руководитель организации самостоятельно может принимать решение о составе коммерческой (служебной) тайны.

13. Договор материальной ответственности – заключается с отдельными категориями работников, предусмотренными трудовым законодательством.

Работодатель может заключить договор о полной материальной ответственности далеко не с любым работником – точнее заключить сможет, а вот взыскать сумму ущерба в полном объеме – нет. Подобный договор может быть заключен только с совершеннолетними лицами, непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество. Это означает, что в трудовую функцию данных работников должны включаться обязанности по хранению, обработке, продаже (отпуску), перевозке или применению в процессе производства переданных им ценностей. Причем речь идет только о тех лицах, которые указаны в специальных перечнях работ и категорий работников, с которыми могут заключаться такие договоры. Данные перечни, а также типовые формы договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.
Полный Перечень работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, разработан Министерством труда и социального развития Российской Федерации по поручению Правительства Российской Федерации и утвержден Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85

.

Как мы видим кадровый учет это целая отрасль документооборота очень важная и значимая в жизни организации. Наша фирма поможет вам грамотно составить все вышеперечисленные формы учета и регламентов, а так же при необходимости помочь в сборе пакета документов при защите Ваших интересов в государственных органах охраны труда.

  • 1
  • 2
Prev Next

Касса 2016

27-11-2015 Hits:199 Новости

С 1 января 2016 года организации занимающиеся торговлей обяжут использовать электронные кассовые аппараты нового поколения, которые не просто печатают бумажные чеки, но и могут передавать информацию по ним в налоговые...

Подробнее

Voluptate velit

13-01-2014 Hits:134 Новости

Magna aliquyam erat, sed diam voluptua. At vero eos et accusam et justo duo dolores et ea rebum. Lorem aliquyam erat, sed diam voluptua. At vero eos et accusam et...

Подробнее

Lure velit

13-01-2014 Hits:1941 Новости

Magna aliquyam erat, sed diam voluptua. At vero eos et accusam et justo duo dolores et ea rebum. Lorem aliquyam erat, sed diam voluptua. At vero eos et accusam et...

Подробнее

Quia voluptas

13-01-2014 Hits:124 Новости

Magna aliquyam erat, sed diam voluptua. At vero eos et accusam et justo duo dolores et ea rebum. Lorem aliquyam erat, sed diam voluptua. At vero eos et accusam et...

Подробнее

Culpa qui

13-01-2014 Hits:117 Новости

Cupidatat non proident, sunt in culpa qui officia deserunt mollit anim id est laborum. Nemo enim ipsam voluptatem quia voluptas sit aspernatur aut odit aut fugit. Neque porro quisquam est...

Подробнее
Copyright (c) БухСистемы 2015. All rights reserved.
Designed by themescreative.com